Beslisdocument, Oktober 2003
Branchevereniging voor Tolken en Vertalers i.o.

De bedoeling van dit document is om de leden van de verenigingen die betrokken zijn bij het oprichtingsproces van de branchevereniging voor tolken, te informeren over de grote lijnen. Op basis hiervan en op basis van aanvullende informatie die de besturen zelf verschaffen, worden de leden verzocht om in beginsel in te stemmen met het oprichten van een branchevereniging en de besturen te machtigen door te gaan met het proces van nadere invulling en precisering.

Het oprichten van de branchevereniging leidt niet tot onmiddellijke opheffing van de bestaande organisaties. De huidige organisaties blijven aanvankelijk bestaan naast de branchevereniging en naarmate de branchevereniging geleidelijk aan tot stand komt, worden de activiteiten van de organisaties afzonderlijk ondergebracht binnen de branchevereniging.
In de opbouwfase zal eerst een stichting worden opgericht, die de nodige rechtshandelingen kan verrichten om te komen tot de oprichting van een vereniging.
Mocht de branchevereniging onverhoopt totaal niet van de grond komen, dan is er nog een terugval mogelijk op de huidige situatie.

Van groot belang voor iedereen is dat in de opbouwfase van de branchevereniging de belangenbehartiging gezamenlijk wordt gedaan, zodat naar buiten toe de vertalers en tolken in Nederland eenduidig optreden. Eendracht maakt nog altijd macht. De regering heeft aangekondigd met wettelijke regelingen te komen en als we daar invloed op uit willen oefenen, dan moeten we in eendracht functioneren.

Het beslisdocument bestaat uit:

• Een nota over de structuur van de brancheverenging
• Een globale begroting
• Een overzicht van de belangen die de branchevereniging wil behartigen
• Een erecode, waaraan de leden van de vereniging zich moeten houden

Arriën Kruyt
24 oktober 2003

DE STRUCTUUR VAN DE BRANCHEVERENIGING VOOR TOLKEN EN VERTALERS
Versie 0.10

1. INLEIDING
Tijdens de vorige vergaderingen van de werkgroep Structuur hebben wij gediscussieerd over de gewenste structuur van de branchevereniging. Deze discussies hebben geleid tot deze versie 0.10. In deze versie zijn tevens de opmerkingen van de stuurgroep verwerkt die zijn gemaakt tijdens de vergadering op 22 oktober 2003.

2. DOEL
De branchevereniging is een vereniging van personen die het vak van tolk en/of vertaler in Nederland beroepsmatig uitoefenen. De vereniging stelt zich ten doel om de belangen van de leden in de ruimste zin van het woord te behartigen.

3. UITGANGSPUNTEN
De structuur van de branchevereniging moet aan de volgende eisen voldoen:

• een democratische controle door de leden;
• een slagvaardig bestuur van voldoende omvang om alle taken te kunnen uitvoeren;
• secties en commissies waarbinnen bepaalde activiteiten worden ondergebracht;
• een actieve deelname van leden binnen secties en commissies;
• helderheid naar binnen en naar buiten over de taken en verantwoordelijkheden van bestuur, secties en commissies;
• helderheid over de onderlinge relaties tussen bestuur, secties en commissies.

4. DEMOCRATISCHE CONTROLE EN ACTIEVE DEELNAME DOOR DE LEDEN
De democratische controle door de leden vindt normaliter plaats door middel van een jaarvergadering, waar het bestuur verantwoording aflegt voor het gevoerde beleid en zijn beleidsplannen voor het volgende jaar aan de leden ter goedkeuring voorlegt. Een normaal onderdeel van beleidsverantwoording houdt in dat de jaarrekening en de begroting aan de leden worden voorgelegd ter goedkeuring.
Statutair moet vastgelegd worden dat als een bepaald aantal leden of bestuursleden daarom vraagt er een extra ledenvergadering kan worden gehouden.

Een actieve deelname van de leden wordt bevorderd door een goede communicatie tussen bestuur en leden. Het is belangrijk dat het bestuur daar structureel aandacht aan schenkt.

Door middel van een mededelingenblad, een e-mailbulletin en het inrichten van een website kunnen de leden regelmatig op de hoogte worden gehouden van het doen en laten van bestuur, secties en commissies. Daarnaast dienen deze communicatiemiddelen er ook voor om ontwikkelingen op het vakgebied te volgen en de kennis en vaardigheden van de leden te vergroten.

5. BESTUUR

5.1 TIJD EN ONKOSTEN
Het kernprobleem voor besturen van brancheverenigingen is om geschikte mensen bereid te vinden voldoende tijd en energie te besteden aan het bestuurswerk. De bestuurders van deze branchevereniging zijn tolken en vertalers die in veel gevallen ook hun eigen bedrijf draaiende moeten houden.
Om te voorkomen dat de tijdsbelasting voor de bestuurders te groot wordt, is het van belang dat er een sterk secretariaat komt dat het bestuur kan ontlasten. Tevens is het van belang dat secties en commissies het bestuur terzijde staan om te voorkomen dat het bestuur alles zelf moet doen. Desondanks zal het bestuurswerk een belasting in tijd blijven betekenen.

Het is derhalve wenselijk om de bestuurders een vergoeding te geven voor het bestuurswerk. Een volledige honorering behoort echter niet tot de financiële mogelijkheden, omdat er grenzen zijn aan de hoogte van de te innen contributie van de leden.
De conclusie is dat gestreefd wordt naar een ruime onkostenvergoeding en naar zoveel mogelijk ondersteuning door een goed secretariaat. Een tweede conclusie is dat het werk verdeeld moet worden over een groot aantal bestuursleden om de werklast te spreiden. Een te groot aantal bestuursleden kan ten koste gaan van de slagvaardigheid van het bestuur.

5.2 BESTUURSSAMENSTELLING
Op grond van het voorgaande is de volgende samenstelling en portefeuilleverdeling gewenst:

• voorzitter
• vice-voorzitter
• penningmeester
• tweede penningmeester
• secretaris
• bestuurslid belangenbehartiging
• bestuurslid opleidingen
• bestuurslid toelating en klachtenbehandeling
• bestuurslid internationaal
• bestuurslid communicatie

Het bestuur wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris, die geen deel uitmaakt van het bestuur maar wel alle vergaderingen bijwoont. De ambtelijk secretaris geeft leiding aan het secretariaat van de vereniging. De functie van het secretariaat wordt nader omschreven in paragraaf 6 van dit document.

De functie van voorzitter behoeft op het eerste gezicht geen nadere toelichting. De voorzitter leidt de vergaderingen en bewaakt het geheel binnen een vereniging. De voorzitter is tevens het gezicht naar buiten. Er wordt naar gestreefd om een voorzitter aan te trekken die evenwichtig de vereniging kan leiden en de vereniging goed extern kan vertegenwoordigen. Een buitenstaander kan daarbij van grote waarde zijn. De statuten zullen zo geformuleerd worden dat het mogelijk wordt om indien nodig bestuursleden aan te trekken die zelf geen vertaler of tolk zijn.

De vice-voorzitter vervangt de voorzitter. In de praktijk ontstaat er vaak een werkverdeling tussen voorzitter en vice-voorzitter. Vaak is de voorzitter meer extern gericht en concentreert de vice-voorzitter zich vooral op de interne taken.

De taak van de penningmeester is duidelijk. Goede penningmeesters zijn overigens schaars. De functie van tweede penningmeester komt weinig voor binnen stichtings- en verenigingsbesturen en behoeft derhalve meer toelichting. Het penningmeesterschap is over het algemeen een zware functie, waarvoor moeilijk vrijwilligers te vinden zijn. Een tweede penningmeester verlicht het werk en maakt ook een nadere onderlinge taakverdeling mogelijk. De eerste penningmeester kan zich bijvoorbeeld concentreren op het financieel beleid op de lange termijn en zorgen voor de (meer)jarenbegroting en het financieel jaarverslag. De tweede penningmeester richt zich dan op de boekhouding en de interne financiën van de secties en commissies. De penningmeesters zorgen voor de begroting en het financieel jaarverslag, dat door een accountant moet worden goedgekeurd alvorens het aan de ledenvergadering kan worden voorgelegd.

De secretaris van de vereniging heeft tot taak om samen met de voorzitter de bestuurs-vergaderingen voor te bereiden en om belangrijke brieven te concipiëren en waar nodig te ondertekenen. Hij geeft samen met de voorzitter leiding aan de ambtelijk secretaris.

Het bestuurslid belangenbehartiging doet het werk niet alleen, maar zal vaak in overleg met de voorzitter de organisaties naar buiten representeren. Dit bestuurslid moet beschikken over de vaardigheid om te onderhandelen met grote marktpartijen.

Het bestuurslid opleidingen is verantwoordelijk voor het in samenspraak met opleidingsinstituten zorgen voor goede opleidingen en bijscholingen.

Het bestuurslid toelating en klachtenbehandeling is verantwoordelijk voor een goede toelatingsregeling. Daar zullen gespecialiseerde commissies voor komen, maar het bestuurslid is bestuurlijk hiervoor verantwoordelijk.

Het bestuurslid internationaal is er om alle internationale ontwikkelingen te volgen en waar nodig de branche daarvan op de hoogte te houden en ervoor te zorgen dat er tijdig wordt ingesprongen op deze ontwikkelingen. Het ligt in de lijn der verwachtingen dat met name de wet- en regelgeving van de Europese Unie steeds belangrijker wordt voor het beroep van tolken en vertalers.

Het bestuurslid communicatie is verantwoordelijk voor een goede communicatie zowel binnen de organisatie als naar buiten. Het succes van een vereniging valt en staat met een goede communicatie tussen bestuur en leden en tussen leden onderling, maar het gaat hierbij ook om zaken als verbetering van het imago van tolken en vertalers en public relations in de ruime zin van het woord.

Van alle bestuursfuncties worden profielschetsen gemaakt met een inschatting van de reële belasting in tijd, zodat op grond van heldere criteria bestuursleden gezocht en gevraagd kunnen worden. Het gaat er in de eerste plaats om dat er goede bestuurders gevonden worden. Vervolgens moet er op gelet worden dat er binnen het bestuur in zijn totaliteit zowel tolken als vertalers zijn vertegenwoordigd en dat niet een bepaalde specialisatie in de branche is oververtegenwoordigd. De leden moeten zich in het bestuur kunnen herkennen.

5.3 WERKWIJZE VAN HET BESTUUR
Een goed bestuur werkt aan de hand van een meerjarenbeleidplan en een jaarplan. Dat voorkomt dat er alleen maar ad-hocbeleid wordt gevoerd en slechts op incidenten wordt gereageerd. Het meerjarenbeleid en het jaarplan moeten worden goedgekeurd door de algemene ledenvergadering, zodat leden en bestuur van dezelfde verwachtingen uitgaan.

Het bestuur zal in principe acht keer per jaar vergaderen. In het begin zal de vergader-frequentie wellicht hoger moeten zijn. Er zal een dagelijks bestuur (DB) worden gevormd bestaande uit voorzitter, vice-voorzitter, de secretaris en het bestuurslid communicatie. De ambtelijk secretaris ondersteunt het dagelijks bestuur. Desgewenst kunnen - afhankelijk van de agenda - andere bestuursleden de DB-vergadering bijwonen.

De leden van het bestuur verdelen onder elkaar de secties en commissies. De bestuursleden hoeven niet alle vergaderingen van de betreffende sectie of commissie bij te wonen, maar houden zich wel op de hoogte van wat er speelt binnen een sectie of commissie. Omgekeerd dienen zij als aanspreekpunt voor de betreffende sectie of commissie.

6. SECRETARIAAT
Bestuur, secties en commissie hebben behoefte aan ondersteuning door een secretariaat. De beschikbaarheid van financiële middelen bepaalt in hoge mate de mogelijkheden. De grootste organisatie, het NGTV, heeft nu het secretariaat uitbesteed aan een bureau. Andere organisaties hebben op andere wijze ondersteuning geregeld of doen het geheel zonder.

Hoewel de begroting nog niet gereed is, kan hierover toch wel het een en ander gezegd worden. Uit de discussies in de werkgroepen blijkt dat er behoefte bestaat aan een secretariaat dat deels inhoudelijke ondersteuning biedt en deels administratieve werkzaamheden verricht. Een ruwe inschatting van de financiële mogelijkheden duidt erop dat één ambtelijk secretaris en twee (parttime) administratieve krachten betaald zouden kunnen worden. De ambtelijk secretaris moet iemand zijn die in staat is om beleidsnotities voor het bestuur en voor sommige commissies te schrijven. Indien gewenst moet deze persoon ook bestuursleden kunnen ondersteunen bij externe vertegenwoordigingen van het bestuur. De administratieve krachten hebben duidelijk andere taken: bijhouden van de ledenadministratie, verzenden van stukken en notuleren van vergaderingen etc.

7. SECTIES

7.1 CRITERIA VOOR SECTIES
Het belang van secties is dat daar de kwesties of belangen van een specifieke beroepsgroep binnen de wereld van tolken en vertalers kunnen worden behandeld. Een sectie bestaat uit leden die bij die beroepsgroep horen. De criteria om te komen tot de oprichting van een sectie zijn:

• een gemeenschappelijk vakgebied;
• de behoefte bij de leden om tot de oprichting van een sectie te komen.

Op grond hiervan is voorshands te denken aan de volgende secties:

• literaire vertalers
• congrestolken
• gerechtstolken en -vertaler
• Ind-tolken en -vertalers
• politietolken en -vertalers
• tolken gebarentaal
• technisch-wetenschappelijk vertalers
• zelfstandige vertalers en tolken
• medische tolken en vertalers
• TVCN-tolken en -vertalers

Na rijp beraad is besloten om toch niet één grote sectie justitie- en vreemdelingenrechtelijke tolken voor te stellen. Deze sectie zou bevatten de gerechtstolken, de Ind-tolken en de politietolken. Deze sectie zou te groot worden om bestuurbaar te zijn. Omdat al deze secties direct of indirect met het departement van Justitie te maken hebben is het wel gewenst dat er tussen de besturen van deze secties een goed overleg met het bestuur van de vereniging ontstaat om de gezamenlijke belangen goed te kunnen behartigen.

Het aantal secties zal niet in de statuten worden vastgelegd om de nodige flexibiliteit in te bouwen. In het beleids- en jaarplan zal worden aangegeven welke secties er zijn en wat hun activiteiten inhouden. Bij de start van de branchevereniging zal rekening worden gehouden met de historisch gegroeide situatie, zodat de vertalers en tolken in de branchevereniging terugvinden wat zij voorheen gewend waren.

7.2 LIDMAATSCHAP VAN EEN SECTIE
De vraag is hoe open of besloten een sectie zou moeten zijn. Een besloten sectie bestaat uitsluitend uit personen die op grond van hun kwalificaties als dusdanig geregistreerd staan. Het praktische probleem is dat velen zowel als tolk en als vertaler werken. Anderen zijn bijvoorbeeld zowel werkzaam als IND-tolk en als gerechtstolk. Ook kan het zijn dat iemand in de loop van zijn beroepsleven van richting verandert. Dat pleit voor het openhouden van secties en het toelaten van leden tot een bepaalde sectie op aanvraag. Bij volledige openheid wordt gevreesd dat bij discussies over belangen, mensen die niet volledig werkzaam zijn binnen een bepaalde sectie de boventoon voeren. Waarschijnlijk is deze vrees ongegrond, omdat in de praktijk mensen zich alleen maar zullen aanmelden voor een sectie als zij daar een beroepsmatig belang bij hebben. Bij discussies over belangen blijkt snel genoeg of de discussie gevoerd wordt door mensen die volledig in die sfeer werkzaam zijn of niet.

7.3 WERKWIJZE VAN SECTIES
Een sectie kent een bestuur van drie tot vijf leden dat de bijeenkomsten voorbereidt. Ook een sectiebestuur doet er goed aan om een beleids- en werkplan met een bijbehorende begroting op te stellen. Beleidsplan en werkplan worden evenals de begroting ter goedkeuring aan de leden en het bestuur van de vereniging voorgelegd.

Het voordeel van secties is dat daardoor een actievere deelname van de leden ontstaat. Het gevaar bestaat dat een sectie zijn eigen leven gaat leiden en los komt te staan van de organisatie. Om dat te voorkomen is het van belang dat elke sectie regelmatig contact houdt met een bestuurslid en dat er regelmatig naar het bestuur en de ledenvergadering wordt teruggekoppeld. Om te voorkomen dat de vereniging uiteenvalt in los van elkaar opererende secties moet worden afgesproken dat besluiten alleen genomen kunnen worden door het bestuur en door de algemene ledenvergadering en dat uitsluitend het bestuur de vereniging naar buiten vertegenwoordigt. Uiteraard zal het bestuur de sectie van tevoren goed raadplegen alvorens een besluit wordt genomen of een belangrijke vertegenwoordiging naar buiten plaatsvindt.

8. COMMISSIES

8.1 ALGEMEEN
Behalve secties kent de branchevereniging ook commissies, waarbij een onderscheid gemaakt moet worden tussen permanente, tijdelijke en externe commissies. De commissies werken onder verantwoordelijkheid van een lid van het bestuur. Het bestuur formuleert voor elke commissie een heldere taakomschrijving en stelt indien nodig een begroting voor die commissie vast. De omvang van een commissie is afhankelijk van de aard van te behandelen onderwerpen. Elke commissie kent ten minste drie leden, waaronder een voorzitter en een secretaris. Aan het eind van het kalenderjaar rapporteert elke commissie schriftelijk over de verrichte werkzaamheden. Het bestuur neemt deze rapportages op in het jaarverslag aan de leden.

8.2 PERMANENTE COMMISSIES
De volgende permanente commissies zijn voorzien:

• Commissie opleidingen en bijscholing. Deze commissie houdt zicht op de kwaliteit van opleidingen voor tolken en vertalers, signaleert eventuele tekortkomingen en lacunes en houdt contact met de aanbieders van opleidingen en bijscholingen. Het doel is om een zo gevarieerd mogelijk aanbod van opleidingen en bijscholingen tot stand te brengen.
• Commissie van toelating. Deze commissie bepaalt of iemand wordt toegelaten tot de branchevereniging en onder welke specialisatie iemand wordt ingeschreven in het register. Deze commissie neemt deel in het orgaan dat toezicht houdt op het register van tolken en vertalers.
• Commissie belangenbehartiging. Deze commissie houdt zich bezig met de collectieve belangenbehartiging van de leden en dient vooral als ondersteuning van het betreffende bestuurslid. Individuele belangenbehartiging zal zo veel mogelijk gebeuren via een advocatenkantoor dat contractueel aan de branchevereniging wordt verbonden. De commissie belangenbehartiging onderhoudt een netwerk van contactpersonen bij grote opdrachtgevers zoals rechtbanken en uitgeverijen. Deze contactpersonen hebben tot taak om op lokaal niveau belangen te behartigen van vertalers en tolken bij deze grote opdrachtgevers.
• Commissie financiën. Deze commissie adviseert het bestuur over het financieel beleid op lange termijn en assisteert de penningmeesters bij hun werkzaamheden.
• Commissie pers en publiciteit. Deze commissie ontwikkelt een goed PR-beleid en ondersteunt het bestuurslid communicatie met raad en daad.
• Commissie juridische zaken. Deze commissie adviseert het bestuur over juridische aangelegenheden, die de branchevereniging raken. Een taak voor de korte termijn is om de algemene voorwaarden te ontwerpen, die de leden kunnen hanteren bij het aannemen van een opdracht.
• Commissie uitreiking prijzen. Deze commissie organiseert een jaarlijkse uitreiking van prijzen aan tolken of vertalers die een bijzondere prestatie op hun vakgebied hebben geleverd. De bedoeling van prijzen is om mensen te stimuleren goede producten te leveren en gelijktijdig het imago van het beroep te verbeteren.
• Klachtencommissie. Deze commissie behandelt klachten over leden en toetst de klachten aan de statuten en de gedragscode van de branchevereniging.
• Commissie van beroep. Deze commissie dient als intern beroepsorgaan als iemand het niet eens is met een beslissing van een commissie of bestuur. Het is raadzaam om een jurist van buiten te vragen deze commissie voor te zitten om de onafhankelijkheid van deze commissie te benadrukken.
• Commissie advisering starters. De leden van deze commissie fungeren als helpdesk voor beginnende tolken en vertalers die als eigen ondernemer gaan werken.
• Commissie internationale zaken. Deze commissie volgt de internationale ontwikkelingen rond het beroep van tolken en vertalers en adviseert het bestuur ter zake.
• Congrescommissie. Deze commissie heeft tot taak om jaarlijks een congres te organiseren voor de leden.

8.3 TIJDELIJKE COMMISSIES
Voor problemen van tijdelijke en niet-structurele aard kan het bestuur commissies in het leven roepen. Bijvoorbeeld een commissie die zich bezighoudt met een wetsontwerp dat aanhangig is. Of een commissie die tot taak krijgt nieuwe eisen voor toelating te formuleren. Het is van belang dat een commissie een duidelijke taakomschrijving van het bestuur meekrijgt en regelmatig terugkoppelt naar het bestuur.

8.4 EXTERNE COMMISSIES
De branchevereniging zal ongetwijfeld verzocht worden om deel te nemen aan commissies van anderen, bijvoorbeeld aan examencommissies, commissies die de inzet van tolken en vertalers bij grote opdrachtgevers bewaken en aan commissies van de overheid die zich bezig houden met het beroep van tolken en vertalers.

Het is van belang dat het bestuur er zicht op houdt wie er namens de branche in een bepaalde commissie deelneemt en dat het betreffende commissielid via een bestuurslid of rechtstreeks regelmatig aan het bestuur rapporteert. Ook deze rapportages horen thuis in de verantwoording die het bestuur aflegt aan de leden van de vereniging.

9. REGIO’S
Vele landelijke ledenorganisaties kennen regio’s met een regiobestuur. De functie van regio’s is om zaken te bespreken en te regelen die in de betreffende regio spelen, alsmede om leden die ver van het centrum des lands wonen in de gelegenheid te stellen scholingsbijeenkomsten en dergelijke te bezoeken. Het NGTV heeft het land ingedeeld in 10 kringen, die goed functioneren. Deze indeling zou gehandhaafd kunnen blijven.

10. VERTAAL- EN TOLKENBUREAUS
Het lidmaatschap van de branchevereniging staat open voor tolken en vertalers als persoon. De bedoeling is dat de tolken en de vertalers de leden vormen van de branchevereniging en niet de bureaus. Een eigenaar van een vertaalbureau die zelf voldoet aan de eisen van tolk of vertaler kan als persoon lid worden van de branchevereniging, mits hij of zij voldoet aan de criteria voor het lidmaatschap van de brancheverenging.

GLOBALE BEGROTING BRANCHEVERENIGING VOOR TOLKEN EN VERTALERS
Versie 0.3

1. ENKELE UITGANGSPUNTEN:

• De structuurnota
• Een bijdrage van het ministerie van Justitie voor de jaren 2004, 2005 en 2006.
• Een voorlopig naast elkaar blijven bestaan van de bestaande verenigingen en de branchevereniging.
• Een contributie die hoog genoeg is om de kosten te dekken.

2. DE STRUCTUURNOTA
De structuurnota gaat uit van een bestuur, secties, commissies en een professioneel secretariaat. De leden van het bestuur zullen conform de structuurnota een bescheiden onkostenvergoeding ontvangen in de vorm van vacatiegeld of een andere wijze van vergoeding. Over vergoedingen aan leden van sectiebesturen en commissies wordt in de structuurnota niet gesproken. Het is verstandig om de leden van de sectiebesturen en van de commissies een vergoeding voor reiskosten te betalen.

De grote kosten worden gevormd door de personeelslasten voor het secretariaat. De structuurnota gaat uit van een ambtelijk secretaris die in staat is inhoudelijke notities te schrijven en het bestuur met raad en daad terzijde te staan. Om een man of vrouw op niveau te krijgen, die bovendien stressbestendig moet zijn, is een salaris van circa
€ 70.000 nodig. Inclusief werkgeverslasten wordt dat circa €100.000.
De in de structuurnota voorziene twee administratieve medewerkers kosten ieder ongeveer € 35.000 inclusief werkgeverslasten.

De structuurnota gaat niet expliciet maar wel impliciet uit van een eigen klein kantoor. De aan het kantoor te stellen eisen zijn werkruimten voor het secretariaat, een vergaderruimte voor het bestuur, de sectiebesturen en de commissies. Een locatie in het centrum van Nederland en een goede bereikbaarheid per auto en het openbaar vervoer zijn voor de hand liggende eisen. Om de kosten te drukken kan het verstandig zijn om faciliteiten als een telefooncentrale, balie, parkeergelegenheid en dergelijke te delen met andere organisaties in hetzelfde gebouw(shared services).

De overige kosten liggen vooral in de sfeer van communicatie, te weten een blad, een
e-mailbulletin, een website en bijeenkomsten met leden alsmede in de vergaderkosten van secties en commissies.

3. SUBSIDIE VAN HET MINISTERIE
Het ministerie heeft informeel laten weten bereid te zijn in de eerste drie jaar € 250.000 bij te dragen. Geld is altijd welkom, maar brengt het risico van afhankelijkheid met zich mee. Er zijn veel voorbeelden van instellingen die door de overheid worden betaald maar toch de mogelijkheid hebben om zich richting diezelfde overheid kritisch uit te laten. Er zijn ook instellingen die zich door de financiële afhankelijkheid van de subsidiënt volledig de mond hebben laten snoeren. Als er wederzijds respect is voor de positie en de rol van de andere partij blijft de onafhankelijkheid onaangetast ondanks een subsidierelatie.

Het hangt aan onze kant van de lijn in hoge mate af van de bestuurlijke kwaliteit van het bestuur van de branchevereniging.

Een groter probleem voor de branchevereniging is de situatie als na drie jaar de subsidie ophoudt. Dat betekent dat tegen die tijd het verlies aan subsidie moet worden gecompenseerd door andere inkomsten of dat de activiteiten van de vereniging moeten worden verminderd.

Een voordeel van de subsidiëring is dat de contributie in eerste instantie laag kan blijven en vermeden kan worden dat de leden van de verenigingen zowel veel contributie moeten blijven betalen aan de huidige eigen vereniging als aan de branchevereniging.

4. BESTAANDE VERENIGINGEN EN DE BRANCHEVERENIGING
Het naast elkaar voortbestaan van de huidige verenigingen heeft behalve beleidsmatige ook financiële consequenties. De gedachte is dat de verenigingen geleidelijk hun taken zullen overdragen aan de branchevereniging en als de branchevereniging onverhoopt zou stranden de verenigingen hun taken weer zouden kunnen oppakken. Het lastige van deze constructie is dat er tijdelijk dubbele structuren ontstaan en als we niet oppassen ook dubbele kosten gemaakt worden. We zijn het er ook over eens dat het oprichten van de branchevereniging er niet toe moet leiden dat de vertalers en tolken dubbele contributie moeten gaan betalen.

Als we dat laatste tot uitgangspunt verheffen moeten we kijken wat dat in de praktijk betekent.

Er zijn dan de volgende mogelijkheden:

• De leden betalen contributie aan hun huidige organisatie en daarnaast aan de branchevereniging, waarbij het totaal bedrag, behoudens een kleine verhoging wegens inflatie e.d. hetzelfde blijft;
• De leden betalen contributie aan hun huidige vereniging en de verenigingen dragen af aan de branchevereniging.

5. DE HOOGTE VAN DE CONTRIBUTIE
In het voorgaande is nog geen uitspraak gedaan over de hoogte van de contributie. Contributie is en blijft een gevoelig onderwerp. De leden willen liefst zoveel mogelijk activiteiten en een zo laag mogelijke contributie. Het is duidelijk dat hierin een tegenstrijdigheid schuilt. De hoogte van de contributie verschilt momenteel van organisatie tot organisatie. Het beeld wordt nog ingewikkelder omdat er veel mensen zijn met dubbele lidmaatschappen, zodat er nu zeer verschillende bedragen per persoon worden betaald. Het lijkt vanuit het gelijkheidsbeginsel verstandig als de hoogte van het totaal te betalen bedrag straks voor alle leden hetzelfde is, ongeacht de vereniging waar zij nu lid van zijn. Als dezelfde hoogte nog niet haalbaar is in 2004 zou dat jaar gezien kunnen worden als een overgangsjaar en zou dezelfde hoogte in 2005 gerealiseerd moeten worden. In hetzelfde ‘overgangsdenken’ past het om het bedrag geleidelijk aan te verhogen naarmate de branchevereniging meer zichtbare activiteiten gaat ontplooien.

Een aspect van de contributie voor zelfstandigen is de fiscale aftrekbaarheid. Voor het jaar 2004 is uitgegaan van een gemiddelde contributie van € 30 voor de branchevereniging en van 1.500 betalende leden.

6. RESERVERING
Een verstandig financieel beleid houdt ook in dat er geleidelijk aan een reserve wordt opgebouwd om tegenvallers te kunnen opvangen.

7. GLOBALE CONCEPT-BEGROTING OP HOOFDPUNTEN IN 2004

Uitgaven
Bestuurskosten	€ 30.000
Personeel	€ 170.000
Huisvesting	€ 25.000
Communicatie	€ 20.000
Activiteiten	€ 25.000
Reservering	€ 27.000
Totaal	€ 297.000

Inkomsten
Subsidie Ministerie	€ 250.000
Contributies	€ 45.000
Tekort	€ 2.000
Totaal	€ 297.000

EEN OVERZICHT VAN DE TE BEHARTIGEN BELANGEN
Versie 0.1

1. INLEIDING
Een branchevereniging behartigt de belangen van de leden en treedt namens de leden naar buiten als onderhandelingspartner. Om dat te kunnen doen moet er overeenstemming zijn over de belangen die behartigd moeten worden en dienen de ledenvergadering en het bestuur prioriteiten te stellen.
Belangenbehartiging is niet alleen direct materiële belangenbehartiging maar ook het bevorderen van het imago van het beroep van vertaler en tolk.

2. ERKENNING VAN HET BEROEP
Het beroep van vertaler en tolk heeft geen wettelijke bescherming. Hier ligt voor de branchevereniging een schone taak om daar verandering in aan te brengen. Nu de regering heeft aangekondigd met een wetsontwerp te komen dat de positie van tolken en vertalers gaat regelen en daarbij ook een wettelijke basis te geven aan het register wordt daarmee een begin gemaakt met een wettelijke erkenning van het beroep. Er zijn reële kansen voor een branchevereniging om deze ontwikkeling te benutten voor een algehele erkenning van het beroep.

3. DIRECTE BELANGENBEHARTIGING
De honorering voor de werkzaamheden van vertalers en tolken liggen in vergelijking met de honorering voor werkzaamheden waarvoor een gelijkwaardig opleidingsniveau vereist wordt, aan de lage kant. Er moet dus ruimte zijn om de tarieven per uur en per woord te verhogen. Een ander belang dat in deze sfeer behartigd moet worden is het naar behoren vergoeden van werkzaamheden verricht gedurende de avonden en weekenden. Ook voor verbetering vatbaar zijn regelingen rond het annuleren van opdrachten, alsmede regelingen inzake reis- en wachttijden.
Specifiek voor vertalers is het belang van afspraken over de ondergrens van de tarieven. Vertalen en tolken gebeurt in een vrije markt, maar dat wil niet zegen dat het onmogelijk is om afspraken te maken over de gewenste bandbreedte, zoals dat ook bij andere beroepsgroepen gebeurt.

4. COLLECTIEVE VERZEKERINGEN
En branchevereniging met veel leden is een aantrekkelijke en sterke onderhandelingspartner voor verzekeringsmaatschappijen en kan goedkopere verzekeringsovereenkomsten afsluiten dan iedere vertaler of tolk apart. Als dat goed gebeurt zijn de kosten van het lidmaatschap snel terugverdiend.

5. ALGEMENE VOORWAARDEN
Vertalers en tolken werken doorgaans op basis van contracten met opdrachtgevers. Een goede uitgebalanceerde overeenkomst met algemene voorwaarden kan veel onheil voorkomen en versterkt de positie van tolken en vertalers bij conflicten. De branchevereniging kan zo’n standaardovereenkomst ontwerpen en bijdragen aan de acceptatie ervan.

6. ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN
Tolken en vertalers worden nogal eens blootgesteld aan arbeidsomstandigheden die niet voldoen aan de Arbo-normen. Te noemen zijn lange werktijden zonder rustpauzes, geen of slechte stoelen, geen goede werkruimten. Het is de taak van de branchevereniging om daar door middel van voorlichting en overleg verbetering in aan te brengen.

7. PR-BELEID
Het vak van vertaler is bij het grote publiek onbekend en als tolken in de publiciteit komen is het meestal negatief. De huidige versnippering van het veld draagt ook niet bij aan een goed imago van het beroep van vertaler of tolk. Er is hier nog een wereld te winnen en een sterke solide overkomende branchevereniging van vertalers en tolken kan veel bijdragen aan een grotere bekendheid en een beter imago van het beroep.

8. DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING
Op dit gebied gebeurt door de verenigingen afzonderlijk al veel in de vorm van bijeenkomsten, cursussen, workshops en congressen. Gezamenlijk kan het aanbod vergroot en verbeterd worden. Er is volstrekte overeenstemming dat dit soort activiteiten van belang zijn voor de leden om hun vakkennis in de ruime zin van het woord op peil te houden.

ERECODE BRANCHEVERENIGING TOLKEN EN VERTALERS I.O.
Versie 0.3

1. De tolk of vertaler dient van onbesproken gedrag en integer te zijn. De tolk of vertaler is uiterst terughoudend in het aannemen van giften of tegenprestaties anders dan de afgesproken honorering.
2. De tolk of vertaler dient zich bewust te zijn van de grote verantwoordelijkheid die de taak van tolk en vertaler met zich meebrengt. Hij dient bij de uitvoering van deze taak zijn gehele vakkennis en bekwaamheid in dienst van de opdrachtgever te stellen en neemt slechts opdrachten aan waartoe hij de vereiste kennis en vaardigheden bezit.
3. De tolk of vertaler zal een neutrale positie innemen tijdens het uitvoeren van de opdracht en zal zich uitsluitend als intermediair opstellen. Hij onthoudt zich ervan zichzelf of derden te bevoordelen door gebruik te maken van hetgeen in en door de uitoefening van zijn functie te zijner kennis komt. De tolk of vertaler zal niet het gesprek voeren namens of in plaats van één der partijen. De taak van de tolk of vertaler is louter de communicatie tussen de partijen te vergemakkelijken.
4. De tolk of vertaler zal tegenover derden strikte geheimhouding betrachten omtrent alle zaken die hem in zijn hoedanigheid van tolk of vertaler ter kennis komt of uit hoofde van zijn werkzaamheden wordt verkregen. De geheimhoudingsplicht vervalt als de tolk of vertaler op grond van een wettelijke regeling informatie moet verschaffen.
5. De tolk of vertaler draagt volledige verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de door hem uitgevoerde vertalingen.
6. De vertaler geeft slechts door hem zelf vervaardigde vertalingen voor de zijne uit.
   Bij een beëdigde vertaling waarmerkt de vertaler als persoon iedere vertaling met zijn naam en zet zijn naam en/of stempel alleen onder door hem zelf vervaardigde vertalingen en hecht de vertaling aan de brontekst.
7. De tolk of vertaler onthoudt zich van elke vorm van onwaardig gedrag en onwaardige concurrentie jegens andere tolken of vertalers.
8. Een tolk of vertaler die merkt dat zijn vertrouwensrelatie met één der partijen in het geding komt kan zich terugtrekken uit zijn opdracht.
9. Ieder lid dient de erecode te ondertekenen en zich aan deze code te houden.
10. Waar in deze code het woord “hij” of “zijn” staat, dient eveneens “zij” respectievelijk “haar” gelezen te worden.